Contractia Contract Care®

Contractia Oy
Simonkatu 12 A 7
00100 Helsinki
puhelin 050 540 5109
faksi 09 623 1054
info[at]contractia.fi

Sopimustenhallinnan edut

Yhtiön etu sopimusten hallinnoinnissa

Kuinka hoidat sopimusten uudelleenvastuutuksen sisäisesti, kun sopimuksia hoitava henkilö lähtee yrityksestä?
Ovatko organisaatiouudistukset, työntekijöiden irtisanomiset tai eläkkeelle lähdöt aiheuttaneet sopimustiedon hoitoon katkoksia tai menetyksiä liiketoiminnalle?

Hyviä sopimuksia ei synny ilman ammattitaitoista liiketoiminnan johtoa ja tehokkaita sopimusneuvottelijoita. On kuitenkin muistettava, että he toimivat yrityksen tai julkishallinnon organisaation nimissä ja sen valtuuttamina. Sopimusten neuvotteluissa ja erityisesti niiden hallinnoinnissa tulee muistaa tärkeimpänä ohjenuorana yrityksen etu!

Organisaatiouudistuksia tapahtuu nykyisin vuosittain lähes jokaisessa suomalaisessa yrityksessä, ja tällöin monen sopimuksen yhteyshenkilöt vaihtuvat tehtävien muuttumisen myötä. Myös sopimusten hallinnoinnin tulee seurata organisaatiomuutosta. Sopimuskumppaneille tulee ilmoittaa ilman aiheetonta viivästystä uudesta sopimusyhteyshenkilöstä ja myös yrityksen sisällä pitää tietää, kuka sopimuksesta vastaa jatkossa ja kenellä esimerkiksi sopimussuhteesta aiheutuvat kulut hyväksytetään.

Yrityksen tulee hallinnoida sopimuksia keskitetysti ja neutraalisti. Sopimuksia ei saa "jemmata" omiin mappeihin, "unohtaa" työpisteille tai tietoa ei saa "pantata". Tähän yritys tarvitsee modernin työkalun eli sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän.

Riskienhallinta ja toiminnan läpinäkyvyys

Tiedätkö kootusti millaisia sopimusriskejä yrityksesi sopimuksiin liittyy? Onko yrityksesi sopimusarkisto täysin suojattu ulkoisilta uhilta?

Vaikka sopimukset neuvoteltaisiin kuinka hyvin, niihin sisältyy aina sopimusriskejä. Sopimusriskien tulee kuitenkin aina olla tarkasti tiedossa ja hyvin rajattuina. Tärkeä riskienhallinnan näkökulma on sopimusdokumenteille kohdistuvat ulkoiset uhat. Jos yrityksellä on vain fyysinen paperisopimusarkisto, voivat tuli, vesivahinko tai varkaudet aiheuttaa sille peruuttamattoman vahingon. Sähköisellä sopimustenhallintajärjestelmällä allekirjoitetut sopimusdokumentit skannataan kuvamuotoon ja dokumentit ovat palvelimella, joka sijoitetaan eri paikkaan kuin varsinainen paperisopimusarkisto. Näin yritys varmistaa, että ulkoisen riskin kohdatessa sillä on sopimustilanne palautettavissa välittömästi eikä yrityksen liiketoiminta vaarannu hetkeksikään.

Onko esimiehillä, johdolla tai yrityksesi sisäisellä tarkastuksella mahdollista keskitetysti seurata yrityksesi tekemiä sopimuksia; kenen kanssa niitä on tehty ja millä ehdoilla?

Sopimuskokonaisuuksien ja sopimusehtojen raportointi yrityksen omistajille, johdolle, tilintarkastajille ja viranomaisille helpottuu keskitetyllä sähköisellä sopimustenhallintajärjestelmällä. Yrityksen toiminnasta tulee läpinäkyvämpää. Tämä estää jo sinänsä korruptiota ja edesauttaa esimieskontrollia ja taloudellista seurantaa.

Kustannussäästöt ja tehokas ostotoiminta

Tiedätkö, mitkä sopimukset yrityksessäsi ovat päättymässä tässä kuussa, seuraavalla kvarttaalilla, tänä vuonna? Kenen vastuulla on niiden uudelleenneuvotteleminen tai päättäminen?

Yritys voi saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä seuraamalla aktiivisesti sopimusten päättymisaikoja sopimustenhallintajärjestelmän avulla. Sähköinen sopimustenhallintajärjestelmä hälyttää päättymässä olevista sopimuksista ajoissa sopimusvastuuhenkilön sähköpostiin. Myös sopimusraporttien avulla voidaan etukäteen tarkastella esimerkiksi seuraavan puolivuotiskauden aikana päättyviä sopimuksia ja tehdä suunnitelmia niiden päättämisestä tai uudelleenneuvottelemisesta.

Tiedätkö kuinka paljon yritykselläsi on ostosopimuksia ja kenen kanssa? Ostaako yrityksesi paljon toimittajilta, joiden kanssa sopimusehtoja ei ole kirjallisessa muodossa? Voitko nopeasti tarkastaa laskutetun summan perusteen sopimusdokumentista?

Tehokkaalla sähköisellä sopimustenhallinnalla yritys voi löytää vuosittain useita tarpeettomia ja päättymässä olevia sopimuksia ja saada kiinni ns. "ikivihreitä" sopimuksia. Investointi maksaa itsensä pian takaisin, kun yritys on voinut tehostaa sopimusten kuluseurantaa.

Edut asiakaspalvelussa ja hallinnossa

Onko asiakasrajapinnassa olevilla henkilöillä nopea pääsy sopimustietoon? Kuinka sopimusriitoja hoitava henkilöt saavat sopimustietoa?

Muista "käsivarrenmitan sääntö" – tieto, joka ei ole ulottuvilla, jää tarkistamatta tai sen etsimiseen menee turhaa aikaa. Asiakkaan puhelun aikana yhteyshenkilö voi tarkistaa saman tien sopimuksesta asian, josta on puhe. Myös yritysten sisäisissä palavereissa tulee usein esiin sopimukset ja niiden ehdot. Ilman ajanhukkaa asia voidaan tarkistaa järjestelmästä palaverin aikana.

Tietääkö henkilöstö minne allekirjoitetut sopimukset toimitetaan? Tietääkö yrityksesi liiketoimintayksiköt, mitä sopimuskumppaneita toiset yksiköt käyttävät?

Keskitetty ja tehokas sähköinen arkistointityökalu motivoi henkilöstöä tuomaan sopimuksia arkistoitavaksi. Myöhemmin he voivat itse vaivattomammin löytää sopimuksen ja saada sen nähtäville sähköisesti omalta koneeltaan vaivaamatta muuta organisaatiota asialla.

Myös talousjohto on tyytyväinen budjetointikierroksen nopeutuessa, kun sähköisestä sopimustenhallintajärjestelmästä voidaan ottaa sopimusraportteja osastokohtaisesti. Kun yritys suunnittelee seuraavan vuoden strategioita, sopimusraporteilla ja sopimusvelvoitteiden jatkumisella on suuri merkitys. Budjetointi helpottuu ja vältetään turhat tai päällekkäiset ostot. Strategisia kumppaneita voidaan vaihtaa, jos nykyisten sopimuskumppanien sopimukset ovat katkolla.

Contractia löytää yrityksellesi sopivan ratkaisun sopimusten tehokkaaseen hallinnointiin. Tutustu Contractian tarjoamiin asiantuntijapalveluihin tarkemmin Palvelut-sivuilta.